✅ Celebra estos 5 tipos de Reuniones de Equipo y Mejora tu Reputación como Líder Competente
Aumentarás el compromiso y la productividad del equipo, y tus posibilidades de que las personas importantes se fijen en ti.
✅Celebra estos 5 tipos de Reuniones de Equipo y Mejora tu Reputación como Líder Competente
Por: Wendy Scott
Suena tonto, ¿verdad? ¿Cómo puede aumentar la posibilidad de que te noten por celebrar unas cuantas reuniones de equipo?
Depende de lo que hagas en la reunión. Si utilizas tus reuniones para aclarar objetivos, formar a tu equipo y ayudar a los miembros de tu equipo con sus carreras, prosperarán y serán más productivos. Y eso también es bueno para tu reputación y tu carrera.
La mayoría de nosotros estamos acostumbrados a aburridas reuniones de equipo en las que pasamos la mayor parte del tiempo mirando al vacío, esperando nuestro turno para hablar. Y no hay sorpresas, estas reuniones no consiguen nada en absoluto.
Si tienes reuniones como esta cada semana, cuestan mucho tiempo y dinero, pero los beneficios son nulos.
Pero los líderes, como tú, que saben cómo comunicarse con sus equipos, no tienen ese tipo de reuniones. Tienen reuniones de equipo que aumentan el compromiso, la confianza y la productividad.
Si te preguntas qué es todo este rollo sobre el compromiso, no tiene nada que ver con anillos y bodas, sino con cómo se sienten las personas con respecto a sus trabajos y la cantidad de esfuerzo que están dispuestas a poner. Incluso cuando el jefe no está mirando, y podrían salirse con la suya yendo al pub.
Dirigí las encuestas de compromiso anuales de una organización durante más de una década y aprendí que estas cosas aumentan el compromiso:
Sentir que el gerente se preocupa por ellos como personas.
Tener claros los objetivos laborales.
Recibir formación y desarrollo para desempeñar su función actual.
Desarrollo profesional y oportunidad de solicitar ascensos.
Comunicación clara con el gerente y acceso a él.
Tener las herramientas adecuadas para hacer el trabajo.
Ser recompensado y apreciado.
Que se escuchen las ideas y sugerencias.
Puedes proporcionar todo esto en las reuniones de tu equipo si las planificas correctamente.
Según Gallup, los empleados comprometidos producen mejores resultados empresariales que otros empleados, independientemente del sector, el tamaño de la empresa, la nacionalidad o el clima económico. Dado que solo el 23 % de los empleados de todo el mundo están comprometidos, si creas un equipo comprometido, te adelantarás a la competencia y llamarás la atención de tu jefe y de cualquier otra persona que pueda conceder ascensos, oportunidades de desarrollo y aumentos salariales.
Así que, examinemos el tipo de reuniones que puedes celebrar para lograr todo esto, empezando por evaluar el nivel actual de compromiso de tu equipo.
Reunión tipo 1: Una encuesta rápida y sucia sobre el compromiso: ¡descubre lo que realmente piensa tu equipo!
Dirigir un equipo comprometido es divertido. Tu jefe te querrá y es fácil alcanzar tus KPI sin ningún drama. Pero depende de ti, como líder, controlar los niveles de compromiso de tu equipo.
Participa en la encuesta de compromiso.
Espera, ¿qué? ¿De verdad se puede hacer una encuesta de compromiso en una reunión de equipo?
Bueno, tienes tres opciones:
Contratar a una consultora de lujo, pagar mucho dinero y hacer que los consultores analicen todos los datos por ti.
Ir a lo barato y usar Survey Monkey y averiguar por tu cuenta qué significan las respuestas.
Averiguar lo que piensa tu equipo de forma gratuita (aparte de una pizza o un plato de magdalenas) preguntándoles en una reunión de equipo.
El enfoque gratuito, aunque rápido y sucio, te dará algunas respuestas rápidamente.
Aquí está cómo hacerlo.
Paso uno: dile al equipo lo que vas a hacer con antelación.
No tiene ningún mérito lanzar este tipo de ejercicio a un equipo, además quieres que lleguen a la reunión preparados.
Dile al equipo que estás organizando una reunión para discutir el compromiso del equipo. No hay ninguna agenda oculta; solo quieres mejorar el compromiso en general.
Paso dos: presentar la reunión
En la reunión, di que quieres hablar con el equipo para asegurarte de que todos están contentos, comprometidos y tienen todo lo que necesitan.
Haz hincapié en que todo será confidencial. Hoy solo estás sondeando el sentir del equipo.
Paso tres: hacer la encuesta
Dibuja una línea horizontal larga en la pizarra; en un extremo, escribe Desmotivado; en el otro, escribe Motivado.
Coloca marcadores en la línea del 1 al 10, con el del extremo de Desmotivado.
Explica lo que quieres decir con motivado: en general, quieres quedarte en la organización. Estás contento y realizado en el trabajo y haces un esfuerzo discrecional para realizar el trabajo.
Reparte papelitos y pide a tu equipo que escriba un número entre 1 y 10 para indicar lo motivados que se sienten en el trabajo. Haz hincapié en que nadie sabrá el número de los demás.
A una o dos personas les preocupará la confidencialidad, así que asegúrate de proporcionarles bolígrafos del mismo tipo y con tinta del mismo color.
Cuando tu equipo haya escrito su número y doblado el papel, pide a alguien que recoja los papelitos en un recipiente y los agite.
Pide a otra persona que abra los papelitos y lea los números en voz alta.
Marca los números en la línea de la pizarra.
Pide a alguien que calcule la puntuación media de compromiso.
Debes aspirar a una media de 7 u 8 sobre 10, ahí es donde entra en juego la productividad. Cualquier cosa por debajo de eso, puede que tengas que solucionar algunos asuntos, pero preocúpate de eso después de la reunión.
Paso cuatro: Concluir la reunión
Puedes sentirte inseguro después de una reunión como esta, especialmente si los comentarios son negativos.
Piensa de antemano lo que vas a decir.
Aquí tienes algunas sugerencias:
Da las gracias a todos por su participación y su honestidad.
Di que te tomas en serio el compromiso y que te gustaría que todos pensaran en lo que hay que hacer para que sean más felices en su puesto.
Dile al equipo que pronto habrá otra reunión para discutir sus ideas.
Quinto paso: después de la reunión
Has obtenido información valiosa sobre el compromiso de tu equipo y ahora puedes trabajar para mejorarlo. Programa otra reunión lo antes posible y pide a tu equipo que traiga sus ideas de mejora.
Reunión tipo 2: desarrollo del equipo
Un tema recurrente en los resultados de las encuestas de empleo es la falta de formación, por lo que una forma eficaz de aumentar el compromiso del equipo es ser el líder que proporciona la formación.
Aquí tienes algunas ideas para reuniones sobre el desarrollo:
Un debate sobre el desarrollo y la formación que los miembros del equipo necesitan para alcanzar sus objetivos.
Una sesión sobre diferentes formas de obtener formación, como la tutoría, el coaching y el aprendizaje autodirigido.
Los miembros del equipo dirigen una sesión sobre su área de especialización.
Los miembros del equipo dirigen una sesión sobre las novedades del sector.
Los oradores invitados de otros departamentos imparten formación sobre un área de interés
Los altos directivos imparten una sesión sobre su área de especialización o su trayectoria profesional
Los miembros del equipo imparten una sesión sobre lo que han aprendido en los cursos de formación que han realizado
Los miembros del equipo hablan de sus aspiraciones profesionales o de experiencias pasadas en otros sectores
Los miembros del equipo enseñan una habilidad no relacionada con el trabajo
Sí, hablas con tu equipo sobre el desarrollo en sus evaluaciones de desempeño, pero a menudo se olvida la formación y el desarrollo, lo que lleva a personas con talento a abandonar el barco e irse a otra organización para adquirir experiencia y formación.
Tipo de reunión 3: Sesiones de preguntas y respuestas
En tiempos de cambio, tu equipo querrá saber qué está pasando, y puedes utilizar la reunión de equipo como una sesión de preguntas y respuestas.
Los temas que el equipo puede querer discutir podrían ser:
Reestructuraciones organizativas
Congelación de salarios
Congelación de contrataciones
Despidos recientes
Fusiones de departamentos
Adquisiciones de organizaciones
Rumores
Prensa negativa
Ser transparente sobre posibles reestructuraciones de departamentos y noticias negativas contribuirá en gran medida a generar confianza en tiempos difíciles.
Es posible que no puedas compartir todo con tu equipo, pero ser proactivo a la hora de compartir lo que puedas ayudará a tu equipo.
Recuerda que tu equipo necesita sentir que los valoras como personas y que entiendes su miedo e incertidumbre cuando las cosas se tuercen. Notarán cómo los tratas y recordarán cómo los hiciste sentir.
Tipo de reunión 4: Actividades de formación de equipos
Afortunadamente, los días en que los empleados se tiraban de las escaleras a los brazos de sus compañeros de equipo han terminado. Bueno, por ahora.
Pero eso no significa que no puedas organizar algunas actividades sencillas de formación de equipos que todos encontrarán beneficiosas.
Haz:
Asegúrate de que el ejercicio de formación de equipos tenga un objetivo y explica cuál es, como resolver un problema de trabajo como identificar los estilos de comunicación dentro del equipo.
Planifica el ejercicio de formación de equipos con detalle, preséntalo con claridad y revisa los resultados al final.
Anima a todos a participar haciendo que sea un ejercicio con el que todos se sientan cómodos. En un momento dado, se produjo una moda de los fines de semana de actividades al aire libre, lo que puso inmediatamente a todas las personas no deportistas en una situación de desventaja, literalmente. Ten en cuenta la forma física del equipo.
Dile al equipo con antelación por qué vas a celebrar la sesión de formación de equipos y qué va a pasar. Tu equipo necesita saber cómo vestirse adecuadamente, qué van a comer y adónde van.
Pide al equipo que apague sus teléfonos. Cualquiera que esté de guardia o tenga que tener el teléfono encendido porque puede sonar el colegio del niño, puede poner el teléfono en vibración. No querrás que tu equipo revise sus correos electrónicos en medio de la sesión.
Registra los resultados. Puedes tomar fotos o videos de la sesión, incluyendo imágenes de rotafolios, pizarras y resultados.
Pide comentarios para que puedas mejorar tu próximo evento de trabajo en equipo. Las actividades adecuadas variarán dependiendo de quién esté en el equipo, y los comentarios te dirán qué les gustó y qué no. Recuerda preguntar qué beneficios o conocimientos relacionados con el trabajo obtuvo tu equipo.
No:
No pienses que una tarde construyendo rascacielos con nubes de azúcar y brochetas va a suponer un cambio enorme. No lo hará, pero marcará una pequeña diferencia sobre la que podrás construir.
Permite que tu equipo realice la actividad de formación de equipos en función de su antigüedad. Si los supervisores y líderes mandan a todos los demás y el equipo es pasivo, no sacarás el máximo provecho de la sesión. Mézclalo un poco y deja que los miembros más jóvenes del equipo demuestren sus habilidades.
Celebra el evento en las instalaciones o en la oficina. Los miembros del equipo se distraerán y probablemente volverán a sus escritorios para ocuparse de los correos electrónicos entrantes. Además, las salas de juntas de las oficinas no son lo suficientemente privadas ni espaciosas para algunas actividades de formación de equipos.
Hazlo oneroso. Sé generoso con los tiempos de viaje, el alojamiento y las comidas. Si procede, ofrece obsequios, premios o regalos para el equipo y haz que sea divertido.
Utiliza sesiones de trabajo en equipo viejas y trilladas que todo el mundo haya visto antes. Cuando planifiques la actividad de trabajo en equipo, pregunta al equipo cuáles han hecho antes y qué les ha gustado y qué no. De esta manera, obtendrás información sobre las actividades que serán más beneficiosas para tu equipo.
Tipo de reunión 5: Eventos sociales
Si solo trabajas y no te diviertes, Jack y Jackie serán colegas muy aburridos.
Sí, hay que hacer el trabajo, pero no hay nada de malo en recompensar al equipo con un descanso de vez en cuando.
Usa la reunión de equipo para:
Celebrar los logros del equipo
Celebrar cumpleaños y aniversarios de trabajo, compromisos del equipo, bodas y nacimientos
Sesiones temáticas: Navidad, Pascua, Diwali, Año Nuevo chino, Matariki
Puedes ir al bar después del trabajo a tomar algo, salir a comer o incluso hacer algo tan sencillo como tomar el té por la mañana en la oficina.
Si quieres ser más ambicioso, puedes ir a un espectáculo de comedia o a un evento temático como una clase de cocina o un minigolf.
Al igual que con los ejercicios de formación de equipos, ten en cuenta la capacidad física y lo que le gustará a tu equipo. Luego, pregúntale al equipo qué le gustaría hacer.
Si el empleador no paga, acordad un presupuesto por persona. Y hagas lo que hagas, no le pidas a una sola persona que planifique todas las salidas del equipo. Si se turnan, obtendréis una mejor variedad de ideas.
Resumen
Si le das a tu equipo metas claras, algo de capacitación y pasas suficiente tiempo con ellos para ganarte su confianza y demostrarles que te importan, el compromiso del equipo se disparará. También lo hará la productividad del equipo y tu reputación como líder que va a llegar lejos.
Aquí tienes un resumen de los tipos de reuniones de equipo que puedes celebrar:
Compromiso
Formación y desarrollo
Preguntas y respuestas
Creación de equipos
Social
Si combinas y adaptas las reuniones, las planificas bien y obtienes la opinión del equipo sobre lo que es útil, estarás en camino de conseguir un equipo altamente comprometido.
Para obtener una copia gratuita de un planificador de eventos de reuniones de equipo, haz clic aquí.
La imagen del principio fué creada en Canva por la autora.
Sobre Wendy Scott y Learning & Development Rocks
Wendy es una profesional experimentada en formación y desarrollo, que “cree que todo el mundo merece la formación y el desarrollo que necesita para prosperar en el trabajo.” En su newsletter Learning & Development Rocks comparte todo lo que ha aprendido sobre formación y desarrollo.
Nota: Se agradece la colaboración de Wendy Scott en este artículo, adaptado del suyo en inglés:
Gracias, estaba buscando justamente esto