Trabajo en Grupo y Presentaciones

Ya sea que estés presentando con un grupo o a un grupo, las habilidades interpersonales son cruciales para el éxito.

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Trabajo en Grupo y Presentaciones

Tu curso puede implicar hacer una presentación, ya sea solo o con otros estudiantes. Ya sea que estés presentando con un grupo o a un grupo, las habilidades interpersonales son cruciales para el éxito.

Este módulo proporciona consejos prácticos e ideas para ayudarte a sacar el máximo provecho de tus proyectos en grupo.

Se examinará lo siguiente:

• Trabajar con otros

• Habilidades de presentación

1. Trabajar con otros

Gran parte de los estudios universitarios se organizan de forma individual. Esto se debe principalmente a que los tutores tienen que asegurarse de que el trabajo por el que recibes tu calificación de grado es tu propio trabajo. Sin embargo, las «habilidades sociales» son muy apreciadas por los empleadores. Por esta razón, algunas universidades están incorporando más trabajo en equipo y proyectos grupales en sus programas. Independientemente de que esto ocurra en tu programa o no, vale la pena que crees oportunidades para desarrollar tus habilidades interpersonales.

Habilidades sociales

Hay una amplia gama de habilidades sociales. Vale la pena identificar cuáles son las más relevantes para las carreras que te interesan. Algunas que vale la pena desarrollar son:

• construir una buena relación con los demás

• habilidades de escucha

• habilidades de habla

• comunicarse con diferentes audiencias

• ser un buen miembro del equipo

• crear y dirigir grupos

• dar y recibir críticas de manera más efectiva

• habilidades de asertividad

• lidiar con personas difíciles

• habilidades de negociación

• habilidades de liderazgo

Escucha hábil

Las buenas habilidades para escuchar son invaluables cuando se trabaja con otros. Hay un arte para poder descubrir lo que otra persona está tratando de comunicar, y esto puede llevar muchos años perfeccionarlo. Sin embargo, los siguientes son buenos puntos de partida.

1. Demuestra claramente que estás escuchando, usando lenguaje corporal y expresiones faciales apropiadas.

2. Deja que la gente complete el punto que está exponiendo sin interrumpirla.

3. Haz alguna referencia, aunque sea breve, a lo que han estado diciendo antes de cambiar de tema.

4. Escucha el mensaje subyacente: ¿qué quiere decir realmente la persona? ¿Qué quiere realmente que oigas o sepas?

5. Comprueba el significado: haz preguntas para comprobar que has oído y entendido correctamente.

6. Aclara los detalles: pide más detalles, haz preguntas para aclarar puntos y mostrar tu interés.

7. Deja silencios: esto permite a otras personas entrar en el diálogo o resolver su propia posición.

Trabajo en grupo y trabajo en equipo

Un buen equipo:

• tiene una visión compartida: sabe lo que quiere conseguir

• antepone el resultado deseado del equipo: los intereses individuales pasan a un segundo plano

• tiene claros los objetivos y las prioridades, y los acuerda en conjunto

• puede tomar decisiones

• tiene miembros con diferentes puntos fuertes, que pueden hacer diferentes contribuciones

• incluye a todos los miembros, todos cuentan, se hacen esfuerzos para garantizar que nadie se sienta excluido o infravalorado

Buenos miembros del equipo:

• respetan el tiempo de todos los miembros

• son puntuales en las reuniones

• se presentan

• completar sus propios objetivos a tiempo para que los demás no tengan que esperar

• respetar las opiniones de los demás miembros del equipo

• turnarse

• compartir responsabilidades

• mantenerse informados mutuamente sobre los avances

Grupos de apoyo

Crear un grupo de apoyo es una buena oportunidad para desarrollar habilidades sociales y, al mismo tiempo, obtener y ofrecer apoyo.

Organizar el grupo

Las tareas que pueden ser necesarias compartir y gestionar son:

• organizar la sala

• llamar a los miembros para recordarles la próxima reunión y la acción que deben llevar a cabo

• desarrollar una agenda

• controlar el tiempo en las reuniones

• mantener al grupo estrictamente en la agenda y en el tema en discusión

• mantener una atmósfera de apoyo

• asegurarse de que todos contribuyan

• asegurarse de que todos tengan la misma cantidad de tiempo para su propio tema, y que diferentes personas vayan primero o último cada vez

Reglas básicas

Siempre que formes un grupo, asegúrate de que el grupo haga una lluvia de ideas, debata y acuerde un conjunto de reglas básicas.

Todo el mundo debe tener una copia de las reglas básicas.

Las reglas básicas deben incluir lo que se hará si se rompen.

Para más información, consulta otros módulos relacionados.

Pasos para un trabajo en grupo en línea eficaz

Aquí se sugieren formas de avanzar para los estudiantes que participan en una tarea o proyecto grupal que se ha trasladado a Internet.

1. No te asustes

Hasta ahora, tu proyecto de grupo puede haber sido total o parcialmente presencial. Puede que no hayas necesitado hacer mucho en línea y puede que te preocupe no tener el tiempo o la experiencia para trabajar eficazmente sin contacto cara a cara. La buena noticia es que el software y las tecnologías de la comunicación pueden proporcionar un valioso contacto personal para que tu grupo siga funcionando con éxito y superar esa sensación de aislamiento. Y el software es fácil de aprender y usar. Sugerimos alternativas en el paso 4 a continuación.

2. Mantente en contacto

Mantente en contacto con tu curso e institución, revisa tu correo electrónico y VLE o LMS (Entorno de Aprendizaje Virtual / Sistema de Gestión de Aprendizaje) regularmente (Moodle, Blackboard, Canvas, etc.), para obtener recursos adicionales y actualizaciones del personal. Tus tutores pueden sugerir y/o establecer canales de comunicación adicionales; tu grupo podría desear utilizar mensajería o redes sociales.

Debes pensar en la seguridad y la privacidad en línea: si tienes alguna duda sobre una aplicación o técnica en particular, consulta con tu tutor o con los asesores de TI de tu universidad.

Mantente en contacto regular con tu equipo/grupo y programa reuniones en línea regulares si puedes.

3. Haz un plan que se adapte a todos los miembros del grupo.

Averigua qué tecnologías y acceso en línea tienen ya los miembros de tu grupo.

Es muy fácil que los tutores asuman que todos tienen acceso a una buena conexión wifi sin distracciones importantes. ¿Es así en tu caso?

Crea un «mapa» de las circunstancias de tu grupo para decidir qué software te ayudará. Por ejemplo, las videoconferencias funcionan muy bien para las reuniones, pero solo si todos tienen conexiones rápidas y estables. Puede ser mejor elegir una aplicación a la que puedas acceder desde tu teléfono. Algunos miembros de tu grupo pueden tener compromisos familiares o laborales que les dificulten estar en línea al mismo tiempo; si es así, utiliza técnicas como el correo electrónico, aplicaciones de chat como WhatsApp, Messenger, mensajes directos grupales de Twitter, Discord.

4. Utiliza software para colaborar en línea.

Tienes dos decisiones que tomar:

• ¿Qué necesitas hacer para completar la tarea/proyecto grupal?

• (es decir, ¿qué significa la colaboración para tu grupo?)

• ¿Qué software será el más adecuado para esta colaboración?

Para decidir lo que tienes que hacer, puedes utilizar el modelo de las 5 C.

Las 5 C que tu grupo tiene que hacer:

• Conectar Mantener el contacto (con otros miembros del grupo, tutores, clientes, etc.)

• Comunicar Programar reuniones; planificar; debatir y resolver problemas; recibir y actuar en función de los comentarios

• Curar Recopilar, organizar y compartir recursos

• Colaborar Generar ideas; planificar; gestionar proyectos; almacenar y editar.

• Crear Preparar borradores y todo lo necesario para la evaluación

Si esto cubre todo lo que necesitas hacer (puedes añadir algunas cosas para adaptarte a tu contexto), entonces puedes decidir qué combinación de software te conviene más.

Antes de tomar una decisión, comprueba qué software está disponible en tu institución. Algunas universidades utilizan productos de Microsoft (MS); otras han optado por Google; y algunas tienen un enfoque mixto. Utiliza la combinación que mejor se adapte a tu grupo.

5. Haz un uso inteligente de la tecnología

No tienes que utilizar la tecnología más avanzada para tener éxito. Si tienes acceso a videoconferencias, utilízalas con sensatez. Las técnicas sencillas pueden marcar una gran diferencia. Por ejemplo:

• Planifica reuniones que no duren más de una hora.

• Haz que alguien del grupo actúe como presidente y mantenga la reunión por buen camino.

• Usa el botón de «silencio» para silenciar el micrófono cuando no estés hablando para reducir las interferencias de sonido.

• Acuerda una señal visual (como levantar la mano) para cuando alguien quiera hablar.

• Graba las reuniones para asegurarte de que tienes un registro de lo que se acordó.

6. Y, por último, recuerda no entrar en pánico.

Tu universidad/facultad está haciendo todo tipo de nuevos arreglos para ayudar. Los tutores y el personal de apoyo ahora están trabajando de forma remota, haciendo todo lo posible para apoyarte. Si tienes algún problema en particular, asegúrate de que tus tutores lo sepan, ya que pueden ayudarte ahora u ofrecerte apoyo adicional para que te pongas al día cuando las cosas vuelvan a la normalidad.

Por último, una nota positiva: una vez que hayas hecho todo lo posible para mantenerte sano y salvo, puedes aprovechar este momento difícil para desarrollar nuevas habilidades que te ayudarán a largo plazo. Prevemos que muchas organizaciones, así como universidades, aumentarán su uso de la comunicación en línea en el futuro.

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2. Habilidades de presentación

Es posible que se te pida que dirijas un seminario, ya sea solo o con otros estudiantes. Esto te permite desarrollar y demostrar una gama más amplia de habilidades. Algunas personas se expresan mejor oralmente que por escrito. Esta también es una buena práctica para dar charlas en el trabajo o para la vida en general.

Muchas personas se ponen nerviosas al hacer presentaciones orales, pero hay pasos que puedes seguir para que la presentación sea más exitosa.

Recuerda a la audiencia

El aspecto más importante de hacer una presentación es tener en cuenta las necesidades de la audiencia. Si simplemente lees o repites información «de memoria», tu presentación probablemente sonará muy plana y aburrida para la audiencia. También hay un mayor riesgo de que te pierdas en tu discurso.

Si eres un animador nato, entonces usa estas habilidades en tu presentación. Sin embargo, ten en cuenta el propósito de la presentación y cómo será evaluada. Asegúrate de cubrir la información esencial y de que esta llegue muy claramente al público.

Prepárate para la presentación

1. Escribe tu argumento o conclusión principal, tal como lo harías para una actividad de escritura.

2. Escribe los puntos principales como encabezados y viñetas en una serie de fichas o en una hoja de papel. Estos te ayudarán a recordar si pierdes el hilo.

3. Visita la sala y prueba la tecnología. Esto aumentará tu confianza el día de la presentación.

4. Mídete el tiempo que tardas en hacer la presentación. Acórtala si es demasiado larga.

5. Ten una frase clara de apertura y otra de cierre que se refiera directamente al tema principal.

Usa ayudas visuales

1. Si utilizas PowerPoint o un software similar, evita trucos como jingles, animaciones o efectos de sonido que distraigan la atención o ralenticen la presentación. Si utilizas texto «volador», asegúrate de utilizar el mismo método a lo largo de la presentación.

2. Utiliza solo unas pocas líneas de texto en letra grande o un diagrama sencillo para cada diapositiva. Recuerda que tus ayudas visuales están ahí para reforzar lo que estás diciendo.

3. Sé sencillo. Utiliza la tecnología como una herramienta cuando te ayude, en lugar de por el simple hecho de usarla.

El día

1. Llega primero.

2. Llega con suficiente antelación para comprobar que el equipo y los asientos están como quieres.

3. Ten agua a mano.

4. Actúa con confianza sin importar cómo te sientas.

5. No te disculpes por cosas que no has hecho. Actúa como si todo estuviera como debería.

6. Haz contacto visual con el público.

7. Sonríe.

Acelera el ritmo

Muchas presentaciones, incluso las de profesionales, pueden salir mal porque la gente intenta abarcar demasiada información en el tiempo disponible. Luego intentan balbucear una serie de puntos a toda velocidad, aunque la gente no pueda asimilar lo que se dice.

Elimina la información innecesaria, e incluso la información que creas valiosa si no cabe en el tiempo asignado. Debes ser capaz de realizar toda la presentación a una velocidad más lenta que tu discurso normal. Esto es necesario para que la gente pueda asimilar lo que dices y tomar notas.

Habla más despacio de lo que creas necesario. Tómate uno o dos minutos para respirar entre cada punto.

Deja tiempo para preguntas

Incluso si el tiempo disponible es breve, deja unos minutos para que la gente haga preguntas. Esto indicará que estás seguro de tu material.

Prepara un «punto adicional» para aprovechar el tiempo en caso de que no haya preguntas.

Para más información, consulta el capítulo 10 de The Study Skills Handbook de Stella Cottrell.

Seis cosas importantes que debes recordar cuando hagas una presentación

• Preséntate diciendo tu nombre.

• Lleva ayudas visuales de repuesto en caso de que falle tu presentación de PowerPoint.

• Habla más despacio.

• Haz contacto visual con el público.

• Sonríe.

• Pide preguntas al público al final de la presentación.

Presentaciones en grupo

Haz

• Nombra un coordinador de grupo y planificad juntos un horario.

• Elige juntos el tema y luego apoyaos mutuamente durante el trabajo.

• Reduce el tema a un tamaño manejable.

• Decidid quién va a hablar y asignad un tema y un tiempo a cada orador.

• Ensayad juntos y ajustad bien los tiempos.

• Organizad cómo vais a responder a las preguntas entre vosotros.

No Hagas

• Dejad que una personalidad fuerte tome todas las decisiones.

• Dejad que cualquier individuo eluda la responsabilidad ante el grupo.

• Elegid un tema demasiado complejo para el tiempo disponible.

• Olvidad presentar a todos al principio de la presentación.

• Hacer recomendaciones que no son realistas, técnica o financieramente.

• Exceder el tiempo que se te ha asignado.

• Adivinar una respuesta que no sabes.

Uso de PowerPoint, Canva o Similar

Haz

• Comprueba que has reservado todo el equipo que necesitas mucho antes de tu charla.

• Planifica lo que quieres que vea el público y no llenes la pantalla.

• Usa una fuente apropiada como Arial, de al menos 22 puntos.

• Utiliza un buen contraste de color para el fondo y la imagen, y proyéctalo para comprobarlo.

• Reparte folletos con detalles que no quedarían claros en la pantalla.

• Ensaya con todo el material visual y el equipo que vas a utilizar.

• Ten siempre una copia de seguridad en caso de desastre.

No Hagas

• Muestres párrafos u oraciones largas en la pantalla.

• Utilices fondos complicados y que distraigan.

• Exageres la puntuación: en una ayuda visual se necesita muy poca.

• Utiliza diagramas demasiado complicados, que el público no podrá ver con claridad.

• Utiliza movimientos innecesarios y que distraigan en la pantalla.

• Mira la pantalla del ordenador en lugar de al público.

• Da por sentado que puedes utilizar el equipo sin probarlo.

Para más información, consulta el módulo correspondiente.